Guida Completa ActaKeep

ACTAKEEP

APPLICATIVO CLOUD SAAS

Qualificato da AGID e da ACN

per la gestione delle Linee guida sulla formazione,

gestione e conservazione dei documenti informatici.

SUPPORTO CONSERVAZIONE DIGITALE

GUIDA COMPLETA

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NOVITÀ IN EVIDENZA

TITOLARE CONSERVAZIONE

Inserire soggetti componenti lo staff di conservazione

Nella sezione “Soggetti” inseriremo i vari componenti dello staff della conservazione riportati sul manuale di conservazione dell’Ente, ruolo per ruolo.

  1. Vai nella pagina del menù laterale di sinistra “Titolare Conservazione”
  2. Vai nella sezione “Soggetti”
  3. Aggiungi soggetto

Troverete già riportato il Responsabile della Conservazione precedentemente registrato in fase di creazione piattaforma.

Nella finestra che si apre, selezionare il primo ruolo nel menù a tendina “Seleziona un ruolo” e indicare in “Nome o ragione Sociale” il nominativo relativo. Compilare poi le altre informazioni. In caso il ruolo non sia stato ancora affidato, è possibile indicare: Da nominare. Clicca infine su “AGGIUNGI”.

Ripetere poi la stessa operazione per tutti i ruoli presenti nel menù a tendina relativo (il ruolo “Staff di conservazione” può non essere inserito, lo trovate predisposto in caso di necessità di aggiunta di un qualche ruolo).

SCHEDE METADATI

Creazione nuova scheda

Prendiamo ad esempio l’inserimento di una scheda metadati presente nel manuale di conservazione di un Ente generico (considerare che tutte le schede presenti nel manuale di conservazione vanno riportate su Actakeep). La scheda si presenterà come immagine sottostante (per comodità di inserimento utilizzare la versione editabile della scheda in word o simili):

  1. Vai nella pagina del menù laterale di sinistra “Schede Metadati”
  2. Vai nella sezione “Schede”
  3. Aggiungi nuova scheda

Nella finestra che si apre:

4. Inserire nell’oggetto una denominazione della scheda distintiva del suo contenuto come ad es. “Scheda conservazione Deliberazioni Consiglio-Deliberazioni Giunta-Determinazioni-Ordinanze e Decreti xx/xx/xxxx” dove i termini evidenziati in giallo sono i documenti definiti nella scheda e la data è relativa alla data di realizzazione della scheda.

5. Nella descrizione copiare la parte superiore della scheda:

Scheda conservazione – documento amministrativo informatico

Elenco dei tipi di documenti informatici che il Cliente Partner intende sottoporre a conservazione utilizzando il Servizio.

Poi clicca su aggiungi.

6. Ora clicca sulla scheda creata

Nella nuova pagina interna della scheda, scorrere verso il basso e nella sezione soggetti selezionare e inserire tutti i soggetti facenti parte lo staff di conservazione ruolo per ruolo.

Scorrere ancora verso il basso e aggiungere nuovo contenuto nella sezione “Definizione documenti”

Come titolo utilizzare una denominazione esaustiva del contenuto riguardante i documenti definiti all’interno (ad es. Deliberazioni di consiglio o riportare lo stesso titolo della scheda stessa).

Nel contenuto riportare la cella della tabella A della scheda riguardante i documenti definiti:

DELIBERAZIONI CONSIGLIO

DELIBERAZIONI GIUNTA

DETERMINAZIONI

ORDINANZE E DECRETI

Inserire nominativo del referente dell’archivio se a conoscenza, aggiungere eventuali file relativi e chiudi premendo “Aggiungi”.

Scorrere ancora e aggiungere nuovo contenuto nella sezione “Formati accettati”. Come titolo utilizzare “Tab. A – Definizione Documenti” e nel contenuto inserire la tabella A della scheda:

Premere poi “Aggiungi”, poi scorrere ancora e aggiungere nuovo contenuto nella sezione “Metadati Obbligatori”. Come titolo utilizzare “Tab. B – Metadati Obbligatori” e nel contenuto inserire la tabella B della scheda:

Premere poi “Aggiungi”, poi scorrere ancora e aggiungere nuovo contenuto nella sezione “Metadati Disponibili”. Come titolo utilizzare “Tab. C – Metadati disponibili” e nel contenuto inserire la tabella C della scheda:

Premere poi “Aggiungi”, poi scorrere ancora e aggiungere nuovo contenuto nella sezione “Metadati Aggiuntivi”, se presenti. Come titolo utilizzare “Tab. D – Metadati Aggiuntivi” e nel contenuto inserire la tabella D della scheda:

Premere poi “Aggiungi”, poi scorrere ancora e aggiungere nuovo contenuto nella sezione “Note”, se presenti. Come titolo utilizzare “Note” e nel contenuto inserire le note della scheda:

“Il Cliente, dopo aver comunicato ad Aruba le caratteristiche, le modalità ed i termini di versamento dei documenti informatici in conservazione, approva espressamente quanto indicato nelle tabelle descrittive sopra riportate, facendole proprie in ogni loro parte, essendo perfettamente coincidenti alle istruzioni dal medesimo impartite.”

Infine caricare la scheda in pdf ed eventuali altri file collegati ad essa.

GUIDA

1. ACTAKEEP SOFTWARE PER IL SUPPORTO AL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

Con la scadenza del 31 dicembre 2021 gli organismi pubblici e privati dal 01 gennaio 2022 si devono dotare di un Responsabile della conservazione.

– Cosa Cambia

Mentre fino  al 2021 i conservatori accreditati da AGID sono stati unici responsabili e depositari della procedura dell’archiviazione informatica, dal 2022,  con l’entrata in vigore delle Linee guida di AGID sulla formazione gestione conservazione dei documenti informatici, la conservazione dovrà essere guidata e controllata direttamente dal soggetto produttore del documento sia esso soggetto pubblico o privato attraverso un proprio Responsabile della conservazione.

Si tenga presente, inoltre, che:

  • gli archivi della pubblica amministrazione sono protetti dal Codice dei beni culturali , di cui si applicano le disposizioni, e per la cui conoscenza è necessario avere una consolidata esperienza archivistica.
  • l’articolo  18 bis del codice dell’amministrazione digitale – CAD – prevede sanzioni economiche a carico di chi non applica le disposizioni emanate da Agid.

1.1 CARATTERISTICHE TECNICHE

Applicativo web saas in cloud, multiutente, multi aziendale, accessibile da PC, tablet e smartphone al Responsabile della Conservazione, ai suoi collaboratori e allo staff che si occupa di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici tra i quali:

  • Coordinatore della gestione documentale
  • VICARIO del Coordinatore della gestione documentale:
  • Produttore dei PdV
  • Responsabile Amministrativo
  • Responsabile Produttore
  • Responsabile Tecnico
  • Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
  • DELEGATO del Responsabile della conservazione
  • Responsabile della gestione documentale
  • VICARIO del Responsabile della gestione documentale:
  • Responsabile della protezione dei dati personali
  • Responsabile per la transizione digitale
  • Responsabile del protocollo informatico
  • Titolare dell’oggetto della conservazione
  • Utenti abilitati al software di conservazione documentale.

L’applicativo permette:

Aggiornamento della piattaforma alle disposizioni emanate in materia di Conservazione Digitale.

Storage riservato all’archiviazione dei dati inseriti.

Gestione del Registro degli Adempimenti Digitali previsti dalla normativa e dalle disposizioni in materia

Gestione delle credenziali con opzione di autenticazione a 2 fattori per l’accesso alla piattaforma.

Registrazione dei LOG per il monitoraggio degli accessi e delle attività svolte.

Creazione e duplicazione di modelli “template” personalizzati.

Gestione dei dati dei soggetti che costituiscono il lo staff del RdC – Responsabile della Conservazione.

Gestione di modelli e facsimili.

E’ presente la funzione di stampa parziale o totale degli adempimenti, in formato pdf.

La documentazione, debitamente validata e marcata, conferisce la data certa, attraverso la conservazione digitale, attestando la compliance delle misure attuate a quelle previste dal Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici emanate da  AGID e alle disposizioni vigenti in materia.

 

Funzioni di workflow e conservazione:

Sull’applicativo sono attive le funzioni di workflow e archiviazione:

– di spedizione e ricezione e-mail e pec per la comunicazione degli adempimenti da eseguire, con controllo di quelli completati;

– di archiviazione interna degli atti con attribuzione della data di conservazione.    

 

Il servizio annuale prevede

  • L’utilizzo della piattaforma web in cloud con connessione sicura https, protetta con certificato SSL con crittografia a 256 bit.
  • Server dedicato al servizio con spazio riservato al singolo Ente.
  • Software open source.
  • Utenti utilizzatori autorizzati con accesso concorrente.
  • Piattaforma accessibile da Login, con l’attribuzione di credenziali personali.
  • Backup remoto giornaliero automatico su server dedicato al servizio, con spazio web riservato all’utilizzatore. La soluzione in cloud offre sicurezza dell’accesso in conformità delle norme vigenti per la Continuità Operativa e il Disaster Recovery.
  • Assistenza trouble ticketing 24h.
  • Start up attivazione, configurazione e management della piattaforma.
  • Cron notturno e controllo messaggi di posta alle ore 5.00 e alle ore 14.00.

1.2 CARATTERISTICHE OPERATIVE

Il software ha le seguenti caratteristiche operative:

1) Applicativo SAAS in CLOUD mono e multiaziendale, multiutente con accesso concorrente, per la gestione degli adempimenti sulla conservazione dei documenti informatici anche da tablet e smartphone in ambiente mobile friendly.

Eseguito l’accesso al software, le diverse sezioni che lo compongono sono riportate sul Menu di sinistra da selezionare sulla base dell’operazione da svolgere.

Sezioni riportate nel Menu di sinistra:

  1. Gestione dell’organigramma per il servizio della conservazione.
  2. Gestione dei metadati.
  3. Gestione dei manuali di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
  4. Gestione delle schede di conservazione dei documenti digitali.
  5. Gestione degli Auditing.
  6. Formazione svolta in materia di conservazione digitale.
  7. Gestione degli adempimenti e delle verifiche da eseguire in materia di conservazione documentale.
  8. Comunicazioni inviate e ricevute tra il Team di Supporto e il Responsabile della Conservazione.
  9. Scadenzario degli obblighi.
  10. Rapporti con il Conservatore.
  11. Accesso al software di conservazione documentale.
  12. Gestione della normativa e delle disposizioni in materia.
  13. Guida on line dell’applicativo.
  14. Archivio documenti scambiati con scadenzario della conservazione.
  15. Stampa delle sezioni operative.
  16. Gestione delle note condivise e non.
  17. Gestione meetings
  18. Log delle attività svolte
  19. Impostazioni organizzative.
  20. Cruscotto dell’organizzazione
  21. Cruscotto del produttore multi-aziendale.
  22. Richiesta assistenza on line e ticketing.

 

Ogni singola sezione può essere, a sua volta suddivisa in sottosezioni, accessibili dai pulsanti centrali.

Selezionando il pulsante di sinistra si accede all’area descrittiva della normativa e delle operazioni da svolgere.

Selezionando il pulsante di destra, si accede alla parte operativa della sezione.

 

 

2. ACCESSO ACTAKEEP

Il servizio web è accessibile ad un link personalizzato creato per ogni ente, azienda, consulente.

L’URL da digitare sul browser (Chrome, Firefox, Edge, Safari, ecc.) per l’accesso è: https://actakeep.it/login.php

  • Per accedere all’applicativo inserire le credenziali fornite dal servizio da Actainfo, dopo l’attivazione del software e selezionare il tasto LOG IN

 

NB: È possibile attivare l’autenticazione a due fattori. L’autenticazione a 2 fattori costituisce un ulteriore livello di sicurezza per assicurare che solo il soggetto accreditato possa accedere al suo account.

Il servizio è disponibile sia per il produttore amministratore, sia per l’utente operatore/visualizzatore ed è opzionale con possibilità di successiva attivazione/disattivazione.

3. CRUSCOTTO PRODUTTORE

Una volta effettuato l’accesso si entra nel Cruscotto Produttore, proprietario della piattaforma.
Nella versione multiutente potranno essere inserite le diverse Organizzazioni e i relativi i Responsabili della Conservazione digitale creati attraverso la funzione “NUOVO TITOLARE”.

È possibile gestire il cruscotto produttore in due modi:

  1. con VISUALIZZAZIONE IN FORMATO TABELLARE
  2. con VISUALIZZAZIONE CLASSICA MOSAICO

NB.: le funzioni sono invariate, cambia solo la visualizzazione delle organizzazioni presenti sulla piattaforma.

3.1 VISUALIZZAZIONE IN FORMATO TABELLARE

3.2 VISUALIZZAZIONE CLASSICA A MOSAICO

3.3 GESTIONE UTENTI

3.4 GESTIONE TEMPLATE

3.5 GESTIONE ADEMPIMENTI E VERIFICHE GLOBALE

Adempimenti e verifiche comunicate e tutti i produttori assistiti dal Team di supporto al responsabile della Conservazione.

4. ACCESSO ALLA PIATTAFORMA DELLA SINGOLA ORGANIZZAZIONE E FUNZIONI

Effettuato il Login si potrà accedere nell’area della singola organizzazione facente riferimento al proprio TITOLARE DELLA CONSERVAZIONE. Dal Cruscotto si potranno avere a disposizione tutte le funzioni necessarie per la gestione degli adempimenti da assolvere facenti capo al RdC – Responsabile della conservazione.

5. SCHEDE METADATI

Si accede alla sezione per la gestione delle schede per l’assegnazione dei Metadati.

6. MANUALI DI GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

Si accede alla sezione per la gestione dei Manuali.

7. CONSERVAZIONE DOCUMENTI

Si accede alla sezione per la conservazione dei Documenti.

8. GESTIONE DOCUMENTALE

Si accede alla sezione per la gestione dei documenti.

9. AUDITING

Si accede alla sezione per la gestione degli audit.

10. FORMAZIONE

Si accede alla sezione per la gestione degli interventi normativi in materia di conservazione.

11. ADEMPIMENTI E VERIFICHE

Si accede alla sezione per la gestione degli adempimenti e verifiche a carico del RdC in materia di conservazione.

12. COMUNICAZIONI

Si accede alla sezione per la gestione dei messaggi scambiati con il RdC.

13. SCADENZE DEGLI OBBLIGHI

Si accede alla sezione per la gestione delle scadenze degli obblighi di conservazione.

È stata creata una sezione in cui riportare le scadenze degli obblighi di riferimento da inserire manualmente.
In ordine di visualizzazione nella schermata, è possibile visionare:

  • le scadenze della settimana in corso o delle precedenti e successive;
  • la prossima scadenza più ravvicinata;
  • le scadenze divise mensilmente;
  • l’elenco generale delle scadenze.

Un alert, 30 giorni prima della scadenza, segnalerà l’imminente obbligo tramite mail all’indirizzo di posta elettronica del Responsabile della Conservazione. Una volta ricevuto l’alert sarà possibile posticiparlo o sospenderlo.

Premendo il pulsante “Aggiungi scadenza”, si potrà inserire il testo relativo all’obbligo in scadenza e la data, appunto, di tale scadenza.

Le scadenze, poi, possono essere modificate sia nel testo che nella data ed eventualmente eliminate.

14. CONSERVATORE

Si accede alla sezione per la gestione dei rapporti con il Conservatore.

15. NORMATIVA

Si accede alla sezione per la gestione della normativa in materia di conservazione.

16. ARCHIVIO FILE

Si accede alla sezione per la gestione dei file scambiati tra team di supporto e RdC  – Responsabile della Conservazione.

17. STAMPA SEZIONI

Si accede alla sezione per la stampa di una o più sezioni.

18. NOTE

Si accede alla sezione per le annotazioni personali o condivise con il team di supporto.

19. MEETINGS

Si accede alla sezione per la gestione di videoconferenze tra team di supporto e RdC e suo staff.

20. LOG

Si accede alla sezione per la gestione dei LOG delle attività svolte sulla piattaforma della singola organizzazione.

21. IMPOSTAZIONI

Si accede alla sezione per la gestione delle impostazioni

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