Guida Segnalante WhistleActa2

PROCEDURA DI SEGNALAZIONE WHISTLEACTA

La nuova versione di Whistleacta è pienamente conforme al Dlgs n. 24/2023 “per la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato”, alle Linee Guida ANAC (delibera n. 311 del 12/07/2023) e al relativo adeguamento introdotto con la Delibera ANAC n. 478 del 26 novembre 2025.

Di seguito le principali caratteristiche e funzionalità del software:

1. Informativa e Consenso Privacy (GDPR): al segnalante che dichiara i propri dati viene fornita l’informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), con acquisizione del consenso esplicito per rivelare l’identità ai soli soggetti o uffici autorizzati (es. ufficio di disciplina/OdV);
2. Raccomandazioni al Segnalante: nell’informativa sono inserite le raccomandazioni previste dalla normativa e confermate dal segnalante (art. 7 GDPR):
   • “È opportuno rimuovere riferimenti all’identità del segnalante dal testo della segnalazione e dai relativi allegati”;
   • “Se per inviare la segnalazione è stato utilizzato il canale informatico, è opportuno utilizzare il medesimo canale per tutte le comunicazioni successive da inviare all’Ente/Organizzazione”;
3. Identificazione Univoca e Marcatura Temporale: ogni segnalazione ricevuta viene identificata mediante l’assegnazione di un codice univoco progressivo (Key Code), registrando data e ora di ricezione e associandole in modo stabile e inalterabile alla segnalazione;
4. Tutela dell’Identità e Navigazione Riservata: la riservatezza dei dati di navigazione è tutelata mediante il protocollo sicuro HTTPS. Viene raccomandato l’uso della navigazione in incognito/finestra anonima del browser per impedire il tracciamento locale della connessione;
5. Cifratura end-to-end e Autenticazione a Due Fattori (2FA): il contenuto della segnalazione, gli allegati e l’identità del segnalante o di eventuali soggetti coinvolti sono crittografati con algoritmo AES (Advanced Encryption Standard). L’accesso ai dati è protetto e consentito solo ai soggetti autorizzati nell’iter procedurale (RPCT / OdV) previo login protetto da Strong Authentication / Autenticazione a Due Fattori (2FA);
6. Disaccoppiamento e Segregazione dei Dati: il software garantisce la netta separazione tra il contenuto della segnalazione e i dati identificativi del segnalante, memorizzati su database distinti e cifrati;
7. Profilazione del Personale di Supporto: ai soggetti accreditati dal RPCT/OdV che gestiscono la sola fase istruttoria viene reso visibile il solo contenuto della segnalazione, mantenendo del tutto oscurata l’identità del whistleblower;
8. Controllo degli Accessi da parte del RPCT/OdV: l’assegnazione della trattazione di specifiche segnalazioni all’eventuale personale di supporto avviene esclusivamente tramite procedura guidata riservata al RPCT/OdV;
9. Gestione del Custode Virtuale dell’Identità: l’accesso all’identità del segnalante è consentito al solo RPCT/OdV previa attivazione della funzione di “custode virtuale”, che richiede un’ulteriore conferma della password ad ogni tentativo di visualizzazione dei dati anagrafici;
10. Canale Unico Interattivo e Tracciabilità per Segnalazioni Anonime (Adeguamento Delibera ANAC n. 478/2025):
    • il sistema gestisce e traccia sia le segnalazioni nominative sia quelle anonime;
    • in ottemperanza alla Delibera ANAC n. 478/2025, per le segnalazioni anonime viene rilasciata la ricevuta con codice identificativo univoco. Ciò consente al segnalante anonimo di collegarsi successivamente alla piattaforma, interagire con il gestore e, qualora lo desideri, integrare in qualsiasi momento le proprie generalità per accedere alla tutela legale prevista dal Dlgs n. 24/2023;
11. Messaggistica Integrata Riservata: nel corso dell’istruttoria, lo scambio di informazioni, chiarimenti e documenti tra il segnalante e il gestore della segnalazione avviene esclusivamente all’interno della piattaforma Whistleacta tramite un canale unico e cifrato;
12. Monitoraggio dello Stato di Avanzamento: il segnalante può verificare in qualsiasi momento lo stato di lavorazione della propria pratica inserendo la propria ricevuta/codice identificativo nell’apposita sezione della home page;
13. Fruibilità della Documentazione in Piattaforma e Prevenzione Fughe di Dati: la consultazione dei documenti allegati è favorita direttamente all’interno dell’applicazione web per evitare download indiscriminati o stampe non necessarie. L’eventuale download o stampa, ove indispensabile per inoltro alle autorità competenti (Magistratura, ANAC, Corte dei Conti, UPD), richiede una seconda autenticazione da parte del RPCT/OdV;
14. Audit Log e Tracciamento delle Attività: tutte le operazioni svolte dagli utenti del sistema (RPCT, gestori, personale di supporto) sono registrate in un Log di sistema protetto da accessi non autorizzati e accessibile solo al RPCT. L’Audit Log evita qualsiasi tracciamento di informazioni relative alla rete del segnalante (es. indirizzo IP);
15. Gestione dei Flussi e Gestione del Conflitto di Interessi (Adeguamento Delibera ANAC n. 478/2025): Il flusso procedurale prevede la gestione dello stato della segnalazione (“In attesa”, “Presa in carico”, “In lavorazione”, “Chiusa”). In ottemperanza alla Delibera n. 478/2025, è presente la funzionalità per gestire l’astensione del RPCT/OdV e il riassegnamento della pratica ad un gestore sostituto in caso di potenziale conflitto di interessi (es. segnalazione a carico del gestore stesso);
16. Conservazione e Cancellazione Sicura dei Dati:
    • una volta completata l’istruttoria e variato lo stato in “Chiusa”, viene abilitata la funzione di eliminazione definitiva (“ELIMINA SEGNALAZIONE”);
    • qualora la segnalazione non venga eliminata manualmente, il sistema provvede alla cancellazione automatica allo scadere del termine di 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura, nel rispetto del principio di limitazione della conservazione del GDPR (art. 5 par. 1 lett. e) e delle indicazioni ANAC.