Guida Completa WhistleActa

La nuova versione di Whistleacta è pienamente conforme al Dlgs n.24/2023 “per la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato” e alle nuove Linee Guida ANAC, delibera n.311 del 12/07/2023.

Tutti i riferimenti relativi al RPCT (Responsabile della Prevenzione della Corruzione e Trasparenza) nella Pubblica Amministrazione, trova il suo equivalente in ODV (Organismo di Vigilanza previsto dal Dlgs. n.231/2001) nell’impresa privata.
Pertanto nel software e nella guida l’uso dei due termini, anche dove non è indicato, è da intendersi riferito a entrambe le figure con l’unica distinzione che RPCT opera in ambito pubblico e ODV in ambito privato.

Di seguito le principali caratteristiche del software:

1. Al segnalante che, in fase di segnalazione, dichiara i suoi dati viene resa nota, da parte dell’amministrazione, l’informativa sul trattamento dei dati personali redatta ai sensi dell’art. 13 del regolamento Europeo GDPR n. 2016/679 con acquisizione del consenso del segnalante a rivelare l’identità all’ufficio di disciplina;
2. Nell’informativa sono state inserite le seguenti raccomandazioni cui il segnalante, dando o negando il consenso, ai sensi dell’art. 7 del regolamento Europeo GDPR n. 2016/679, conferma anche la lettura:
– “È opportuno rimuovere riferimenti all’identità del segnalante dalla segnalazione e dai suoi allegati”;
– “Se per inviare la segnalazione è stato utilizzato il canale informatico è opportuno utilizzare il medesimo canale per tutte le comunicazioni successive da inviare all’Ente”.
3. ogni segnalazione ricevuta viene identificata mediante l’attribuzione di un codice univoco progressivo, registrando la data e l’ora di ricezione. Tali informazioni vengono associate stabilmente alla segnalazione;
4. viene tutelata la riservatezza dell’identità del segnalante mediante l’impiego di strumenti di anonimizzazione dei dati di navigazione tramite il protocollo di trasporto https;
5. viene tutelata la riservatezza del contenuto della segnalazione, della documentazione ad essa allegata nonché dell’identità di eventuali soggetti segnalati, garantendo l’accesso a tali informazioni solo ai soggetti autorizzati e previsti nell’iter procedurale attraverso password assegnate dal RPCT.
Tutti i dati della segnalazione sono criptati con algoritmo di cifratura a blocchi a chiave simmetrica (AES). Per decriptare i dati, quindi per accedervi, è necessario effettuare il login alla piattaforma. Il login è disponibile solo per l’RPCT e gli eventuali soggetti autorizzati con attivazione dell’autenticazione a due fattori per maggiore sicurezza;
6. viene separato il contenuto della segnalazione dall’identità del segnalante;
7. ai soggetti che gestiscono l’istruttoria, accreditati dal RPCT, viene reso disponibile il solo contenuto della segnalazione;
8. è previsto l’accesso sicuro e protetto all’applicazione Whistleacta per tutti gli utenti mediante l’adozione di sistemi di autenticazione che prevedono tecniche di strong authentication;
9. la piattaforma Whistleacta, per l’acquisizione e gestione delle segnalazioni, assicura l’accesso selettivo ai dati delle segnalazioni, da parte dei diversi soggetti autorizzati, esclusivamente dal RPCT, al trattamento, prevedendo, una procedura per l’assegnazione, unicamente da parte del RPCT, della trattazione di specifiche segnalazioni all’eventuale personale di supporto;
10. viene tracciata l’attività degli utenti del sistema nel rispetto delle garanzie a tutela del segnalante, al fine di evitare l’uso improprio di dati relativi alla segnalazione. I relativi log sono accessibili al solo RPCT, protetti da accessi non autorizzati e sono conservati per il termine di gestione della pratica. Viene evitato il tracciamento di qualunque informazione che possa ricondurre all’identità o all’attività del segnalante. Il tracciamento viene effettuato esclusivamente al fine di garantire la correttezza e la sicurezza del trattamento dei dati;
11. viene consentito al solo RPCT l’accesso all’identità del segnalante esclusivamente dietro espresso consenso del “custode” virtuale dell’identità dal segnalante, una funzione, che il RPCT deve richiedere inserendo la sua password ogni volta che vuole accedere ai dati identitari del whistleblower;
12. nel corso dell’istruttoria, al fine di tutelare l’identità del segnalante, lo scambio di messaggi o documenti tra segnalante e istruttore avviene all’interno della piattaforma web Whistleacta;
13. è consentito al segnalante di verificare, in qualsiasi momento tramite l’applicazione, lo stato di avanzamento dell’istruttoria;
14. è consentito in qualsiasi momento, tramite l’applicazione Whistleacta, la fruibilità della documentazione custodita, al fine di evitare il download o, soprattutto, la stampa della stessa che, ove indispensabile per fornirla ai soggetti esterni coinvolti nella segnalazione (ufficio procedimenti disciplinari, magistratura, ANAC, Corte dei Conti, Dipartimento della funzione pubblica) può essere eseguita dal solo RPCT reinserendo la sua password anche se già loggato;
15. vengono applicate politiche di tutela della riservatezza attraverso strumenti informatici (disaccoppiamento dei dati del segnalante rispetto alle informazioni relative alla segnalazione che risiedono su DataBase separati e crittografati, tutti i dati e i documenti allegati o inseriti su Whistleacta sono crittografati;
16. l’RPCT si occupa dell’aggiornamento dello stato della segnalazione entrando nella segnalazione, cliccando su “Modifica stato”, cambiandolo in “Presa in carico”, appena si inizieranno le lavorazioni in merito, e infine in “Chiusa” al termine di esse.
Solo una volta cambiato lo stato della segnalazione in modalità “Chiusa”, comparirà in alto a destra un pulsante “ELIMINA SEGNALAZIONE” che permetterà di cancellarla definitivamente.
Se la segnalazione non verrà cancellata, questa resterà nel sistema per non più di cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza e del principio di limitazione della conservazione definito dal GDPR, trascorsi i quali il software provvederà all’eliminazione automatica.